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une organisation, une entreprise cherche un nouveau collaborateur.

Ce besoin est dû soit pour remplacer un collègue indisponible, soit pour renforcer l'équipe déjà en place à cause d'une augmentation temporaire de l'activité économique, soit pour un stage, soit tout simplement une nouvelle embauche due à l'évolution positif de l'organisation.

Dans tous les cas, la prise de décision de se doter d'un nouveau collaborateur se précède par l'identification d'un besoin réel inhérent à un manque d'effectif dans l'organisation. Après cette identification, toute organisation qui se respecte, qu'elle soit doter d'un service RH ou d'un responsable du personnel, met en place une procédure de recrutement propre à ses besoins. Cette procédure consiste à établir un profil de poste, écrire l'offre d'emploi ou de stage, identifier le canal de diffusion de cette offre (Internet, Presse écrite, Radio, Cinéma, Approche directe, Sourcing Téléphonique etc.). Une fois diffusée, le candidat découvre dans cette offre d'emploi ou de stage, les exigences nécessaires pour répondre aux besoins de l'organisation. On y mentionne le plus souvent, un bref historique de l'organisation faisant son éloge type: "Leader dans son secteur, respect de ses collaborateurs, évolution assuré, attentif aux besoins de ses clients" etc. Le candidat doit répondre à certains critères tel que: "expériences, rigueur, discrétion, motivation, sens des priorités et l'esprit d'initiative, Polyvalent, disponible et réactif" etc. En principe, les phases qui suivent sont les entretiens d'embauches et le choix définitif du candidat. Toute cette procédure a un coût pour l'organisation en termes de temps, d'argent et de formation.

C'est justement à cause de ce coût qu'il est évident de prendre avec la plus grande importance l'accueil d'un nouveau collaborateur. Cette importance est d'autant plus accentuée à cause de l'image de rigueur et de qualité que l'organisation a véhiculée lors du processus de recrutement. Cette image perçue par le candidat fait parti intégrante de sa vision de carrière, de son envie de se donner à fond pour son travail d'où une implication personnelle dédiée à sa nouvelle "famille". Malheureusement, on assiste le plus souvent à un relâchement d'effort de la part de l'Organisation en matière d'accueil du nouveau collaborateur. Au mieux, cela se limite à la remise d'un livret d'accueil, d'une présentation rapide des lieux et des collègues et au pire, le nouvel arrivant n'a pas de bureau dédié, pas de fourniture bureautique ou outil de travail, pas de référent alloué, ni même un transfère de compétence, juste la présentation du service dans lequel il doit travailler. Et c'est justement là que le danger subsiste. L'Organisation prend le risque de nuire à son image vis-à-vis de son nouveau collaborateur. Cette implication personnelle, ce dévouement naturel ressenti au départ par le nouvel arrivant et donc sa motivation de vouloir aller au-delà de ce qui est exigé par le travail (esprit d'initiative) se transforme à une implication rationnelle.

Le fait de constater que tout ce qui était présenté et dit lors de la campagne de recrutement n'était que superficiel. Il est en droit de se demander: Comment une Société qui se présente comme respectueuse, rigoureuse, attentive et accueillante puisse réserver un accueil aussi funeste aux personnes qui viennent offrir leur service en vue de la développer? Tout cela n'était donc que superficiel?

A cet instant précis, l'implication naturelle devient une implication rationnelle causée par l'absence de l'implication organisationnelle. En d'autres termes, vu que cette entreprise ne me montre pas de respect, m'accueil comme si j'étais un numéro de dossier de plus dans leur activité, alors je ne ferai que ce qu'on me demande de faire pour que je puisse être payé à la fin du moins et acquérir de l'expérience en vue d'aller voir s'il y a mieux ailleurs. C'est ainsi que la motivation, cette envie de faire, de se donner à fond pour son travail se transforme simplement à un devoir de faire ce qui est demandé. Une perte pour l'entreprise car un salarié non motivé et un salarié boiteux. L'entreprise devra mettre en place une politique de gestion de stress et des processus de motivation donc un coût supplémentaire qui aurai pu être évité si dès le départ on a pris le temps nécessaire d'accompagner l'intégration des nouveaux arrivants. L'accompagnement à l'intégration est nécessaire mais le suivi des nouveaux et des anciens et plus qu'indispensable. Cela implique un système managérial participatif de la part de la hiérarchie. Dans ce système managérial le mot clé est la "Communication". Communiquer ce n'est pas tout dire mais dire ce qui est essentiel pour que l'ensemble des collaborateurs puissent prendre des dispositions cohérentes pour le bon fonctionnement des services. En ce sens, il faut respecter certaines règles de la communication telle que: "le feed back, limiter la chaine de bruit, utiliser un langage simple et compris de tous et réduire la chaine hiérarchique de prise de décision.

La chaine de bruit est souvent caractérisé par: "le manque de retour de l'information donnée (feed back), une information passant au delà de deux personnes se dénature, l'utilisation d'un langage codé (ex: Abréviation par habitude du service), la multiplication des intermédiaires nuis à la compréhension du message. Par exemple: "Il a été constaté dans un service hospitalier que certains infirmiers utilisaient des abréviations et un langage codé pour communiquer entre eux, à terme cela à créer un certain disfonctionnement dans les services car ni les médecins, ni les aides soignants, ni les autres membres du personnel ne comprenaient les infirmiers".

Ainsi la communication est un élément indispensable dans le suivi des collaborateurs et le bon fonctionnement des services. Un suivi positif et attentif et non, une surveillance ou l'espionnage, de l'ensemble des collaborateurs peut régénérer l'envie de vouloir faire plus que nécessaire donc une motivation naturelle. C'est une erreur de croire que multiplier les primes à tout bord va motiver le personnel. Cela ne fait que renforcer leur implication rationnel: "faire bien ce qu'on me demande de faire pour avoir les primes et plus d'expérience". La motivation ne s'achète pas, elle se mérite. Il existe des méthodes simples pour motiver le personnel, outre la communication qui est le cœur du problème, la reconnaissance, le respect du collaborateur, donner la possibilité au collaborateur de prendre des initiatives et enfin une écoute positive et attentive de ses préoccupations.

Qu'il soit à durée limitée ou illimitée, un nouveau collaborateur répond à un besoin essentiel au développement de l'oganisation et à son bon fonctionnement; donc son accueil doit être pris au sérieux.

La première impression est déterminante. Un nouvel arrivant qui se sent bien accueillit, qui se sent respecter est un collaborateur motivé et conquit. Seulement, l'acquit n'est jamais éternel d’où la nécessité du suivi.

KASSIM BENNE Mohamadi

Gestionnaire RH.